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Einzelvorschrift
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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:13-0557.0/106
Erlassdatum:04.07.2019
Fassung vom:04.07.2019
Gültig ab:01.09.2019
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2019, 111
 

1.5
Datenlöschung und Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit


1.5.1.
Die EU-DSGVO stellt den Grundsatz der Speicherbegrenzung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e). Eine Datenlöschung erfolgt durch das Entfernen beziehungsweise Vernichten der zu löschenden Daten in der Weise, dass danach der Inhalt der Daten von niemandem mehr wiederhergestellt oder zur Kenntnis genommen werden kann. Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn deren weitere Verarbeitung, insbesondere durch Speicherung, für die Schule zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist oder wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerrufen hat (Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a und b EU-DSGVO).


Die Datenlöschung unterbleibt, wenn die Schule feststellt, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse an der weiteren Speicherung ihrer Daten hat (§ 10 Absatz 2 LDSG). Dann muss die Verarbeitung eingeschränkt werden (siehe 1.5.5). Die betroffene Person ist über das Absehen von der Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung zu informieren.


1.5.2.
Für die Speicherung personenbezogener Daten gelten bestimmte Fristen, nach deren Ablauf die Daten zu löschen sind (Löschungsfristen, siehe Nummern 2.5. und 3.2). Dies gilt sowohl für papiergebundene als auch für elektronisch gespeicherte Daten.


1.5.3.
Die zu löschenden Daten sind gemäß § 10 Absatz 1 und § 14 Absatz 5 LDSG in Verbindung mit § 3 Absatz 1 und 2, § 7 Absatz 1 und § 8 Absatz 2 Landesarchivgesetz (LArchG) vor der Löschung grundsätzlich dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten.


1.5.4.
Eine Einschränkung der Datenverarbeitung im Wege der Sperrung (Artikel 18 EU-DSGVO) erfolgt insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird und solange der Verantwortliche die Richtigkeit überprüft. Gleiches gilt, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person aber statt einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung fordert, oder wenn die Schule die Daten zwar nicht mehr benötigt, diese aber für die Umsetzung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person erforderlich sind. Weiterhin muss eine Sperrung erfolgen, solange die Schule den Widerspruch einer betroffenen Person gegen die Verarbeitung prüft. Die Schule muss sicherstellen, dass in diesen Fällen die personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Umsetzung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden können.


1.5.5.
Eine Einschränkung der Datenverarbeitung erfolgt beispielsweise durch Trennung der zu sperrenden Daten vom übrigen Datenbestand, so dass die Daten für Nutzer gesperrt sind. Dies kann entweder durch gesonderte Aufbewahrung oder Speicherung der Daten in einem anderen System oder bei automatisierten Dateisystemen durch entsprechende technische Maßnahmen erfolgen. In automatisierten Dateisystemen muss dazu für Nutzer erkennbar darauf hingewiesen werden, dass die Verarbeitung beschränkt wurde. Dateien in Akten können mit dem Vermerk „gesperrt“ versehen werden. Die Schule muss die betroffene Person, die eine Einschränkung erwirkt hat, vor der Aufhebung der Einschränkung darüber unterrichten.


1.5.6.
Die Schule muss allen Empfängern, denen sie personenbezogene Daten offengelegt, das heißt weitergeleitet oder verfügbar gemacht hat, jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten mitteilen. Diese Mitteilung kann unterbleiben, wenn sie unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist. Hierzu kann der behördliche Datenschutzbeauftragte der Schule beraten.


1.5.7.
Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mit einem automatisierten Verfahren stattfindet, hat die betroffene Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die diese Person selbst der Schule bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wie beispielsweise einer csv-Datei zu erhalten (sogenanntes Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 EU-DSGVO). Dieses Recht gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erfüllung des der Schule übertragenen gesetzlichen Erziehungs- und Bildungsauftrags. Ferner hat die betroffene Person auch das Recht, zu verlangen, dass diese Daten einem anderen Verantwortlichen, beispielsweise einer anderen Schule übermittelt werden sollen.



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