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Einzelvorschrift
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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:13-0557.0/106
Erlassdatum:04.07.2019
Fassung vom:04.07.2019
Gültig ab:01.09.2019
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2019, 111
 

1.8.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten


1.8.1.
Jede Schule hat ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Darin sind alle Verarbeitungstätigkeiten aufzulisten, mit welchen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten, Lehrkräften oder sonstigen Personen verarbeitet werden, unabhängig davon, ob die Verarbeitung automatisiert, elektronisch oder auf andere Weise, zum Beispiel papiergebunden, erfolgt.


1.8.2.
Verantwortlich für das Führen dieses Verzeichnisses ist die Schulleitung.


Das Verzeichnis dient unter anderem dazu, dass daraus Schülerinnen und Schüler, deren Erziehungsberechtigte und Lehrkräfte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an der Schule informiert werden können.


1.8.3.
An einer Schule sind in der Regel folgende im Einsatz befindliche Computerprogramme in das Verzeichnis einzutragen:


Schulverwaltungsprogramme, mit denen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, von deren Erziehungsberechtigten sowie von Lehrkräften verwaltet werden,


Stunden- und Vertretungsplanprogramme, mit denen personenbezogene Daten von Lehrkräften verarbeitet werden,


Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramme, wenn sie an Stelle eines im Handel erhältlichen Schulverwaltungsprogramms oder Stundenplanprogramms zur Verwaltung der Schule eingesetzt werden oder wenn damit personenbezogene Daten verwaltet werden,


Apps auf mobilen Datenverarbeitungsgeräten, mit welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden,


web-basierte Verfahren, mit welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Beispiele: paedML, Leseförderprogramme); für Schülerinnen und Schüler sollten möglichst anonyme Accounts eingerichtet werden.


Daneben sind auch alle Papierakten, wie beispielsweise Schülerakten oder Personal(neben) akten von Lehrkräften, und ferner alle anderen elektronischen Verarbeitungen aufzunehmen, wenn in diesen personenbezogene Daten verarbeitet werden.


1.8.4.
Der Inhalt und die Gliederung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ergeben sich aus Artikel 30 Absatz 1 EU-DSGVO. Diese Vorgaben sind beim Erstellen und Führen des Verzeichnisses einzuhalten.


Weitere Informationen zur Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind im Intranet der Kultusverwaltung, auf it.kultus-bw.de und auf der Internet-Seite des LfDI dargestellt.


Schulen können das elektronische, onlinebasierte System VV-online zum Führen ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten nutzen, dieses enthält Ausfüllhinweise und Muster.


1.8.5.
Die Schule stellt dem LfDI das Verzeichnis auf Anfrage zur Verfügung.


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