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Einzelvorschrift
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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:13-0557.0/106
Erlassdatum:04.07.2019
Fassung vom:04.07.2019
Gültig ab:01.09.2019
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2019, 111
 

2.3.
Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten zu anderen Zwecken (§ 6 LDSG)


2.3.1.
Es gelten unterschiedliche Voraussetzungen für die Übermittlung personenbezogener Daten zu anderen Zwecken als ihren Erhebungszwecken an Stellen innerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 6 Absatz 1 Nummer 1 LDSG), an Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften und an Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 6 Absatz 1 Nummer 2 LDSG). Als Empfänger von personenbezogenen Daten können insbesondere folgende Stellen in Betracht kommen:


2.3.1.1.
Öffentliche Stellen nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 LDSG sind:


andere öffentliche Schulen (Einschränkungen siehe unter 2.3.7.),


Schulaufsichtsbehörden,


Gesundheitsämter,


Stellen, die nach dem Berufsbildungsgesetz für die Berufsausbildung zuständig sind,


Meldebehörden, Arbeits- und Ausländerämter nach Maßgabe der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums und des Innenministeriums zur Durchsetzung der Schulpflicht in der jeweils geltenden Fassung,


Schulträger,


Jugendämter (siehe § 85 Absatz 2 und § 90 Absatz 8 SchG),


Sozialämter,


Ämter für Ausbildungsförderung und


zuständige öffentliche Archive.


Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen innerhalb des öffentlichen Bereichs ist ohne Einwilligung der betroffenen Personen zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 6 Absatz 1 Nummer 1 LDSG vorliegen. Die Schule hat vor jeder Übermittlung die Voraussetzungen gemäß 1.3.3. zu prüfen. Die Übermittlung ist zu dokumentieren.


2.3.1.2.
Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften


Eine Übermittlung der erforderlichen personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten an die katholische oder evangelische Kirche ist anlässlich der Kommunion oder Konfirmation sowie zur Erfüllung weiterer Aufgaben dieser Kirchen ohne Einwilligung der betroffenen Personen zulässig.


Eine Datenübermittlung von personenbezogenen Daten an weitere Religions- oder Weltanschauungsgemeinschaften ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.


2.3.1.3.
Nichtöffentliche Stellen nach § 6 Absatz 1 Nummer 2 LDSG


Die Schulen übermitteln ohne Einwilligung der betroffenen Personen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Privatpersonen oder andere Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs. Soll ausnahmsweise dennoch eine Datenübermittlung ohne Einwilligung stattfinden, so ist dies nur zulässig, wenn es zur Abwehr einer Gefahr für Leib und Leben oder einer anderen schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte der betroffenen oder einer anderen Person oder zur Aufgabenerfüllung der Schule erforderlich ist. Die Aufgaben der Schule ergeben sich aus ihrem Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag. Demnach dürfen insbesondere folgende Übermittlungen erfolgen:


Übermittlung an die für die Berufserziehung Mitverantwortlichen, insbesondere anlassbezogene Übermittlung von Fehlzeiten, Unterrichtsversäumnissen, Angaben zu entschuldigtem oder unentschuldigtem Fernbleiben vom Unterricht, sowie im Einzelfall anlassbezogene Informationen zu schulischen Leistungen sowie Unterrichtsbefreiungen und Beurlaubungen nach der Schulbesuchsverordnung vom 21. März 1982 (GBl. S. 176, K.u.U. S. 387), in der jeweils geltenden Fassung, mit Vor- und Zuname sowie Geburtsdatum an den Ausbildungsbetrieb.


Übermittlung nur der erforderlichen Daten zur Durchführung von außerunterrichtlichen und unterrichtlichen Veranstaltungen (zum Beispiel Meldedaten an Beherbergungsbetrieb) oder von schulischen Betreuungsangeboten Externer. Die Erziehungsberechtigten sowie die betroffenen Schülerinnen und Schüler selbst sind vor einer Datenübermittlung zu informieren.


Übermittlung von Namen und Anschrift der einzelnen Erziehungsberechtigtenvertreter an die Elternvertretungen im Sinne der §§ 57 bis 60 SchG. Für die Verarbeitung sonstiger personenbezogener Daten sind Einwilligungen erforderlich. Elternvertretungen sind selbst datenschutzrechtlich verantwortliche Stellen.


2.3.2.
Unverschlüsselter E-Mail-Verkehr zwischen Lehrkräften und Erziehungsberechtigten sollte lediglich zur Terminvereinbarung für ein persönliches Gespräch dienen, ohne jedoch dabei weitere personenbezogene Daten zu übermitteln.


Sonstiger dienstlicher E-Mail-Verkehr mit personenbezogenem Inhalt zwischen Schulen und Dritten soll nach Möglichkeit über das Landesverwaltungsnetz (LVN) beziehungsweise Kommunalverwaltungsnetz (KVN) erfolgen. Ist dies nicht möglich (zum Beispiel, weil der Dritte keinen Zugang zu diesen Netzen hat), müssen die personenbezogenen Daten bei der Übermittlung verschlüsselt sein. Alternativ kann auch eine Übermittlung in Briefform erfolgen.


2.3.3.
Die dienstliche Nutzung von Sozialen Netzwerken ist für eine Kommunikation von Lehrkräften mit anderen Lehrkräften oder mit Schülerinnen und Schülern nicht zulässig, wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies gilt nicht, sofern ein Soziales Netzwerk den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt. Das Kultusministerium veröffentlicht hierzu Hinweise.


2.3.4.
Einzelne Schulnoten dürfen nicht vor der gesamten Klasse, sondern nur gegenüber der betroffenen Schülerin oder dem betroffenen Schüler bekannt gegeben werden. Zur Orientierung der Schülerinnen und Schüler genügt ein Notenspiegel (zahlenmäßiger Überblick über die Notenverteilung ohne Namensnennung).


2.3.5.
Für die Übermittlung von Daten volljähriger Schülerinnen und Schüler an deren Erziehungsberechtigte gilt § 55 Absatz 3 SchG.


2.3.6.
Die Schulen haben Übermittlungen an sämtliche Empfänger (Definition in Artikel 4 Nummer 9 EU-DSGVO) schriftlich oder elektronisch so zu dokumentieren, dass sie Auskunft erteilen können, welche Daten an einen jeweiligen Empfänger übermittelt wurden.


2.3.7.
Die in der Anlage 2 zur SchulStatDVV BW genannten Daten dürfen gemäß § 115 Absatz 3 SchG an andere Schulen weitergegeben werden. Die Übermittlung anderer personenbezogener Daten unterliegt folgenden Einschränkungen:


Beim Übergang von der Grundschule zur weiterführenden Schule werden ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten mit Ausnahme der Stammdaten keine personenbezogenen Daten weitergegeben. Zur Information der weiterführenden Schulen bietet die Grundschule den Erziehungsberechtigten an, auf einem Beiblatt zur Grundschulempfehlung gegebenenfalls eine Lese- oder Rechtschreibschwäche (LRS) einschließlich der durchgeführten Fördermaßnahmen zu dokumentieren. Bei einem Schulwechsel von der Grundschule zu einer weiterführenden Schule dürfen die Grundschulempfehlung und das Zeugnis nicht von der Grundschule an die weiterführende Schule übermittelt werden.


Hiervon unberührt bleiben die sonst schulrechtlich durch Verordnung oder Schulversuchsregelungen auf der Grundlage des Schulgesetzes erfolgten Festlegungen. Danach gilt Folgendes:


Am Deutsch-Französischen Gymnasium kann bei der Anmeldung die Vorlage der Halbjahresinformation Klasse 4 gefordert werden.


An Gymnasien können, soweit die Zahl der Anmeldungen die vorhandene Kapazität übersteigt, für die Aufnahme in einen bilingualen Zug die Noten in Deutsch und Mathematik erfragt und zur Grundlage der Aufnahmeentscheidung gemacht werden.


Wechselt eine Schülerin beziehungsweise ein Schüler während des laufenden Bildungsganges in eine andere Schule, so dürfen personenbezogene Daten (zum Beispiel Informationen zu besonderem Förderbedarf) weitergegeben werden, wenn sie zur Erfüllung der pädagogischen Aufgaben der aufnehmenden Schule erforderlich sind. Es reicht hierfür nicht aus, dass diese Daten für die Aufgabenerfüllung der aufnehmenden Schule lediglich nützlich sind. Insbesondere dürfen besondere Kategorien personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler nach Nummer 1.4 lediglich im Ausnahmefall übermittelt werden, sofern der Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag der aufnehmenden Schule ansonsten nicht oder nur teilweise erfüllt werden könnte.


Dies gilt sowohl für Informationen über Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (mit Ausnahme des Schulausschlusses) als auch für die Weitergabe kompletter Schülerakten. Diese sind zur Aufgabenerfüllung der aufnehmenden Schule im Regelfall nicht erforderlich.


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