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Einzelvorschrift
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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:13-0557.0/106
Erlassdatum:04.07.2019
Fassung vom:04.07.2019
Gültig ab:01.09.2019
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2019, 111
 

2.5.
Löschung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern


2.5.1.
Auf die Ausführungen zur Datenlöschung unter Nummer 1.5. wird verwiesen.


2.5.2.
Ein schutzwürdiges Interesse von Schülerinnen und Schülern an der befristeten Aufbewahrung ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von § 10 Absatz 2 LDSG besteht insbesondere für folgende Daten:


Daten von betroffenen Personen, die für den Ersatz von abhanden gekommenen oder vernichteten Abschlusszeugnissen, Abgangszeugnissen beziehungsweise von Zeugnissen, die beim Verlassen einer Schule auch ohne Teilnahme an einer Prüfung erteilt wurden, notwendig sind,


Daten von betroffenen Personen, die für Nachweise gegenüber den Rentenversicherungsträgern notwendig sind, zum Beispiel der Zeitpunkt der Beendigung der Schulausbildung oder der Zeiträume, in denen bestimmte Schulen und/oder Klassen besucht worden sind.


Stellt die Schule ein schutzwürdiges Interesse fest, tritt anstelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO (siehe unter 1.5.). Die betroffenen Personen sind über das Absehen von der Löschung und der Einschränkung der Verarbeitung zu unterrichten. Durch Verwendung der Anlage 2 dieser Verwaltungsvorschrift wird diese Anforderung erfüllt. Widerspricht eine betroffene Person dem Absehen von der Löschung, sind die Daten von der Schule zu löschen.


Die in Bezug auf eine Verarbeitung eingeschränkten Daten sind auch nach Ablauf bestimmter Fristen (Löschungsfristen) endgültig zu löschen.


2.5.3.
Löschungsfristen:


Schülerkarteikarten und Schülerlisten in Papierform sowie Abschluss- und Abgangszeugnisse sollen 60 Jahre, nachdem die betroffenen Personen die Schule verlassen haben, aufbewahrt werden und sind danach zu löschen.


Schülerakten und sonderpädagogische Gutachten, einschließlich Lern- und Förderplänen, Schulübergangsempfehlungen sind zwei Jahre nach Verlassen der Schule zu vernichten beziehungsweise bei elektronischer Führung zu löschen.


Klassen- und Kurstagebücher sind nach Ablauf der jeweils folgenden fünf Schuljahre zu löschen.


Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos in einem Druckwerk sind fünf Jahre, nachdem das Druckwerk in den Umlauf gebracht wurde, zu löschen.


Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage sind fünf Jahre nach der Herausnahme aus der Homepage zu löschen.


Notenlisten beziehungsweise Listen über Lernnachweise und Klassenarbeiten beziehungsweise Lernnachweise, Entschuldigungen oder Fehlzeitenlisten sind nach dem Ende des jeweils nächsten Schuljahres zu löschen, sofern keine Rechtsmittel eingelegt worden sind.


Prüfungsunterlagen wie Prüfungsniederschriften und Prüfungsarbeiten sind fünf Jahre nach Feststellung des Prüfungsergebnisses zu löschen.


Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern auf privaten Datenverarbeitungsgeräten der Lehrkräfte nach 1.13.1. sind spätestens nach dem Ende des jeweils nächsten Schuljahres auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät zu löschen, sofern keine Rechtsbehelfe oder Rechtsmittel zum Beispiel gegen ein Abschlusszeugnis eingelegt worden sind.


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