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01 Äußere Organisation, Verfassung
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05 Allgemeine Rechtsangelegenheiten
11 Öffentliche Sicherheit und Ordnung / Polizei
14 Katastrophenschutz
17 Zivile Verteidigung
22 Kommunal und Sparkassenangelegenheiten
46 Kernenergie und Strahlenschutz
50 Sozialwesen
51 Rehabilitation Behinderter
54 Gesundheitswesen
56 Arbeit
58 Vertriebene (Aussiedler) und Flüchtlinge
60 Außerschulische Berufsbildung
62 Übergreifende kulturelle Angelegenheiten
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Vorschrift
Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:11-0551.0/37
Erlassdatum:02.08.2005
Fassung vom:02.08.2005
Gültig ab:01.09.2005
Gültig bis:31.01.2010  Schriftgrafik ausserkraft
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2005, 142, ber. 2006 S. 16
Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Schulen und Einsichtnahme in schulische Prüfungsunterlagen und deren Aushändigung

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis




Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Schulen und Einsichtnahme in schulische Prüfungsunterlagen und deren Aushändigung



Verwaltungsvorschrift vom 2. August 2005

Az.: 11-0551.0/37



Fundstelle: K. u. U. 2005, S. 142, ber. 2006, S. 16





I.
Allgemeines



1.


(1) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener).
(2) Eine Datei liegt entweder vor bei einer Sammlung personenbezogener Daten, die durch automatisierte Verfahren nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden kann (automatisierte Datei, z. B. bei automatisierter Verarbeitung von Lehrerdaten, automatisierter Textverarbeitung mit personenbezogenen Daten) oder bei einer sonstigen Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen geordnet, umgeordnet und ausgewertet werden kann. Personalakten und Personalhilfsakten sind keine Dateien.
(3) Verarbeiten ist das Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln, Nutzen, Sperren und Löschen personenbezogener Daten ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren.
(4) Erziehungsberechtigte im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift sind auch diejenigen Personen, denen Erziehung oder Pflege einer Schülerin oder eines Schülers anvertraut worden sind.


2.


(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn das Landesdatenschutzgesetz (LDSG) oder eine andere Rechtsvorschrift diese erlaubt oder soweit die Betroffenen eingewilligt haben (vgl. § 4 Abs. 1 LDSG). Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten mit Einwilligung der Betroffenen sind folgende Regelungen des § 4 Abs. 2 bis 5 LDSG maßgebend:
Wird die Einwilligung Betroffener eingeholt, sind diese über die beabsichtigte Datenverarbeitung und den Zweck der Verarbeitung aufzuklären. Die Aufklärungspflicht umfasst bei einer beabsichtigten Übermittlung auch die Nennung der Empfängerin der Daten. Über eine mögliche weitergehende Datenverarbeitung auf Grund gesetzlicher Bestimmungen sind die Betroffenen zu unterrichten. Sie sind unter Darlegung der Folgen darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung verweigert werden kann und dass die Möglichkeit besteht, die Einwilligung zu widerrufen.
Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist die Einwilligungserklärung im äußeren Erscheinungsbild der Erklärung hervorzuheben.
Die Einwilligung kann auch elektronisch erklärt werden, wenn die empfangende Stelle sicherstellt, dass
durch eine eindeutige und bewusste Handlung der Einwilligenden erfolgen kann,
sie nicht unerkennbar verändert werden kann,
die Urheber eindeutig erkannt werden können und die Einwilligung (Tag, Uhrzeit, Inhalt) protokolliert wird.
(2) Bei jeder Datenverarbeitung muss § 4 Abs. 6 LDSG beachtet werden. Betroffene haben das Recht, gegenüber der Verarbeitung ihrer Daten, auch wenn diese rechtmäßig ist, ein schutzwürdiges, in ihrer persönlichen Situation begründetes Interesse einzuwenden (Einwendungsrecht). Die Verarbeitung ist in diesem Fall nur zulässig, wenn eine Abwägung ergeben hat, dass ihr Interesse hinter dem öffentlichen Interesse an der Verarbeitung zurückzustehen hat. Das Ergebnis der Abwägung ist ihnen unter Angabe der Gründe mitzuteilen.


3.


(1) Datenerhebung ist das Beschaffen personenbezogener Daten über die Betroffenen (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 LDSG). Sie ist zulässig, wenn die Kenntnis der personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Aufgaben der erhebenden Stelle erforderlich ist (vgl. § 13 Abs. 1 LDSG). Diese Voraussetzung liegt in den Fällen vor, in denen die Schulen ohne die erhobenen Daten ihren Erziehungs-, Bildungs- oder Fürsorgeauftrag sowie ihre Aufgabe im Bereich der Personalverwaltung nicht oder nicht vollständig erfüllen können.
(2) Keine Erhebung liegt vor, wenn die jeweilige Schule die Daten selbst erstellt (z.B.: Leistungs- und Prüfungsdaten).
(3) Rechtsgrundlage für die Erhebung von personenbezogenen Daten durch die Schule ist § 13 LDSG.
(4) Personenbezogene Daten, die nicht aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Adress- oder Telefonbücher) entnommen werden, sind grundsätzlich bei den jeweils Betroffenen mit ihrer Kenntnis zu erheben. Werden personenbezogene Daten bei Betroffenen mit ihrer Kenntnis erhoben, haben die Schulen diesen gegenüber anzugeben
die beabsichtigte Datenverarbeitung und den Zweck der Verarbeitung sowie
bei einer beabsichtigten Übermittlung auch die Empfänger der Daten oder die Gruppen von Empfängern, soweit die Betroffenen nach den Umständen des Einzelfalls nicht mit der Übermittlung an diese rechnen müssen (vgl. § 14 Abs. 1 Nr. 1 und 2 LDSG).


(5) Werden die Daten auf Grund einer Rechtsvorschrift erhoben, die zur Auskunft verpflichtet, oder ist die Erteilung der Auskunft Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen, sind die Betroffenen hierauf, ansonsten auf die Freiwilligkeit ihrer Angaben, hinzuweisen. Über die der Auskunftspflicht zu Grunde liegende Rechtsvorschrift und die Folgen der Verweigerung von Angaben sind die Betroffenen bei Verwendung eines Erhebungsvordrucks stets, sonst nur auf Verlangen, aufzuklären. Bei Verwendung eines Erhebungsvordrucks sind die Betroffenen auch auf das Bestehen von Auskunfts- und Berichtigungsrechten hinzuweisen (vgl. § 14 Abs. 1 Satz 2 LDSG).
(6) Personenbezogene Daten Betroffener dürfen ausnahmsweise bei ihnen ohne ihre Kenntnis unter den Voraussetzungen des § 13 Abs. 3 LDSG oder bei Dritten über sie unter den Voraussetzungen des § 13 Abs. 4 LDSG erhoben werden. In diesen Fällen ist § 14 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 3 LDSG zu berücksichtigen. Werden personenbezogene Daten bei Dritten außerhalb des öffentlichen Bereichs erhoben, ist darüber hinaus § 14 Abs. 4 LDSG zu beachten.


4.


(1) Das Speichern, Verändern und Nutzen personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn es zur Erfüllung der Aufgaben der Schule, also für ihren Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag sowie ihre Aufgabe im Bereich der Personalverwaltung erforderlich ist und für Zwecke erfolgt, für welche die Daten erhoben worden sind (vgl. § 15 Abs. 1 Nr. 1 und 2, 1. Halbsatz LDSG). Ist keine Erhebung vorausgegangen – dies ist z.B. dann der Fall, wenn die jeweilige Schule Leistungs- und Prüfungsdaten selbst erstellt – dürfen Daten nur für Zwecke genutzt werden, für die sie erstmals gespeichert worden sind (vgl. § 15 Abs. 1 Nr. 2, 2. Halbsatz LDSG).
(2) Das Speichern, Verändern und Nutzen personenbezogener Daten für andere Zwecke (vgl. § 15 Abs. 2 LDSG) kommt für die Schulen in der Regel nicht in Betracht.


5.


(1) Datenlöschung ist das Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 LDSG), worunter auch das Vernichten des Datenträgers fällt.
(2) Personenbezogene Daten in Dateien sind zu löschen, wenn deren Speicherung unzulässig ist. In diesem Fall ist § 23 Abs. 5 i. V. m. § 22 Abs. 2 LDSG einzuhalten. Personenbezogene Daten in Dateien sind ferner zu löschen, wenn deren Kenntnis für die Schule zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist (vgl. § 23 Abs. 1 LDSG).
(3) Personenbezogene Daten in Akten sind zu löschen, wenn die Schule im Einzelfall feststellt, dass die gesamte Akte zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist (vgl. § 23 Abs. 2 LDSG).
(4) Die Löschung gemäß den vorherigen Absätzen 2 und 3 unterbleibt, wenn Grund zur Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt würden oder sie wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist (vgl. § 23 Abs. 4 LDSG).
(5) Die zu löschenden Daten sind grundsätzlich gemäß § 23 Abs. 3 LDSG i.V.m. § 3 Abs. 1 und 2, § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 2 Landesarchivgesetz zuvor dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Schulen, an deren Daten die Archivverwaltung interessiert ist, erhalten eine gesonderte Mitteilung. Alle anderen Schulen sind von der Pflicht, die Daten der Archivverwaltung anzubieten, befreit.


6.


(1) Die Schulen haben personenbezogene Daten in Dateien zu sperren, wenn ihre Richtigkeit von den jeweiligen Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen lässt (vgl. § 24 Abs. 1 Nr. 1 LDSG).
(2) Weiterhin sind personenbezogene Daten in Dateien zu sperren, wenn die Löschung unterbleibt, weil Grund zu der Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen Betroffener beeinträchtigt würden, oder eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist (vgl. §§ 24 Abs. 1 Nr. 2, 23 Abs. 4 LDSG).
(3) Für die Sperrung personenbezogener Daten in Akten gilt § 24 Abs. 2 LDSG. Demnach sind personenbezogene Daten in Akten zu sperren, wenn die speichernde Stelle im Einzelfall feststellt, dass die Daten unzulässig gespeichert sind. Sie sind ferner zu sperren, wenn die speichernde Stelle im Einzelfall feststellt, dass die Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, eine Löschung nach § 23 Abs. 2 LDSG nicht in Betracht kommt und ohne die Sperrung schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt würden.
(4) Gesperrte Daten sind gesondert aufzubewahren; bei automatisierten Verfahren kann die Sperrung stattdessen auch durch zusätzliche technische Maßnahmen gewährleistet werden. Lassen sich auf Grund der Art der Verarbeitung Maßnahmen nach Satz 1 nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand durchführen (z. B. bei Verarbeitung von Daten in nichtautomatisierten Dateien wie z. B. Karteien, bei der Verarbeitung von frei strukturierten Daten), sind die Daten mit einem Sperrvermerk zu versehen (vgl. § 24 Abs. 3 LDSG).
(5) Gesperrte personenbezogene Daten dürfen ohne die Einwilligung der jeweiligen Betroffenen ausnahmsweise nur dann genutzt oder übermittelt werden, wenn es zu wissenschaftlichen Zwecken, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot, zu Aufsichts- und Kontrollzwecken, zur Rechnungsprüfung oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der Schule oder von Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und die Daten hierfür übermittelt oder genutzt werden dürften, wenn sie nicht gesperrt wären (vgl. § 24 Abs. 4 Satz 1 LDSG).
(6) Unzulässig in Akten gespeicherte und deshalb zu sperrende personenbezogene Daten dürfen nur mit Einwilligung der jeweiligen Betroffenen genutzt oder übermittelt werden (vgl. § 24 Abs. 4 Satz 2 LDSG).
(7) Für die Löschung gesperrter personenbezogener Daten wird auf Nummer 5 "Datenlöschung" verwiesen.


7.


(1) Die Schulen sollen keine personenbezogenen Daten an Privatpersonen oder Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs nach § 18 Abs. 1 LDSG übermitteln. Dies gilt nicht, wenn die Betroffenen vor der Übermittlung von personenbezogenen Daten zu nichtkommerziellen Zwecken ihre schriftliche Einwilligung erklärt haben.
(2) Die Schulen dürfen personenbezogene Daten innerhalb des öffentlichen Bereichs nur übermitteln, wenn dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben oder der Aufgaben der anfordernden Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle erforderlich ist und für Zwecke erfolgt, für die eine Nutzung nach § 15 Abs. 1 bis 4 LDSG zulässig wäre (vgl. § 16 Abs. 1 LDSG).
(3) Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Übermittlung trägt die übermittelnde Schule. Erfolgt die Übermittlung auf Ersuchen einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle im Geltungsbereich des Grundgesetzes, trägt diese die Verantwortung (vgl. § 16 Abs. 2 Satz 1 und 2 LDSG); die übermittelnde Schule hat jedoch zu prüfen, ob das Übermittlungsersuchen im Rahmen der Aufgaben der ersuchenden Stelle liegt, es sei denn, dass besonderer Anlass zur Prüfung der Zulässigkeit der Übermittlung besteht. (vgl. § 16 Abs. 2 Satz 3 LDSG).


8.


(1) Den Betroffenen ist von der Schule auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erteilen über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, den Zweck der Verarbeitung sowie die Herkunft der Daten und die Empfänger oder Gruppen von Empfängern von Übermittlungen, soweit dies gespeichert oder sonst bekannt ist (vgl. § 21 Abs. 1 Satz 1 LDSG). Wegen der Ausübung der Rechte bei minderjährigen Schülerinnen, Schülern wird auf II. Nr. 1 verwiesen.
(2) Die Schule bestimmt das Verfahren, insbesondere die Form der Auskunftserteilung, nach pflichtgemäßem Ermessen; dabei dürfen berechtigte Interessen Dritter nicht beeinträchtigt werden (vgl. § 21 Abs. 3 LDSG).


9.


(1) Alle an der Schule beschäftigten Personen sind, auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren.
(2) Die Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses bezieht sich außer auf die unmittelbar mit der Datenverarbeitung befassten Personen (wie z. B. Schulleiterin bzw. Schulleiter, Lehrkräfte und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Schulsekretariats) auf alle mit Vorbereitungs- und Nachbereitungsarbeiten beschäftigten oder in irgendeiner Weise in die Datenverarbeitung eingeschalteten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter (z. B. Postversand oder Kurierdienst).
(3) Die Schule hat durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten verschlossen aufbewahrt werden und nur die Schulleiterin bzw. der Schulleiter sowie die von ihnen ausdrücklich autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem jeweils erforderlichen Umfang Zugriff haben (vgl. § 9 Abs. 2 LDSG).
(4) Bei jeder automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind die in § 9 Abs. 2 und Abs. 3 LDSG genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen einzuhalten; insoweit wird auf die Bekanntmachung über das Datenschutzkonzept für den Einsatz von Personalcomputern in der Schule vom 7. Dezember 1993 (K.u.U. 1994 S. 27) verwiesen.


(5) Werden personenbezogene Daten in nichtautomatisierten Dateien (z. B. Karteien über Schülerinnen und Schüler, Lehrerkarteien) oder in Akten verarbeitet, sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, um zu verhindern, dass Unbefugte bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung auf die Daten zugreifen können (z. B. durch sorgfältige Auswahl, Schulung, Belehrung und Überwachung der damit Beschäftigten; Festlegung der Zugangsberechtigungen; Abschließen von Dienstzimmern und Registraturen bei Abwesenheit; Verwendung spezieller Versandformen; Aktenvernichtung durch spezielle Aktenvernichtungsgeräte, vgl. § 9 Abs. 4 LDSG).


10.


(1) Jede Schule hat ein so genanntes Verfahrensverzeichnis zu führen oder lässt es durch eine andere öffentliche Stelle führen, wenn sie Computerprogramme zur Verwaltung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten oder Lehrkräften einsetzt.
In diesem Verzeichnis sind alle automatisierten Verfahren aufzulisten, die personenbezogene Daten verarbeiten. Unter dem Begriff "automatisierte Verfahren" versteht man Computerprogramme bzw. Softwareprodukte.


Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, dass sich z. B. Schülerinnen und Schüler oder deren Erziehungsberechtigte über die elektronische Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an einer Schule informieren können.


An einer Schule sind in der Regel folgende im Einsatz befindliche Computerprogramme in das Verfahrensverzeichnis einzutragen:


Schulverwaltungsprogramme, mit denen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten verwaltet werden,
Stundenplanprogramme in denen personenbezogene Daten von Lehrkräften verarbeitet werden,
Programme wie Access oder Excel, wenn sie an Stelle eines im Handel erhältliches Schulverwaltungsprogramms oder Stundenplanprogramms zur Verwaltung der Schule eingesetzt werden.


(2) Gem. § 11 Abs. 2 LDSG sind folgende Inhalte in das Verfahrensverzeichnis einzutragen:
1.
Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle,
2.
die Bezeichnung des Verfahrens (also der Software bzw. des Programms),
3.
die Zweckbestimmung und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
Für die Eintragung zur Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Verarbeitung gilt Folgendes:
Als Zweckbestimmung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten können in der Regel der Erziehungs- und Bildungsauftrag der Schule und Verwaltungs- oder Fürsorgeaufgaben genannt werden. Die Zweckbestimmung ist möglichst ausführlich zu beschreiben.
Als Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten sind in der Regel § 13 Abs. 1 und § 15 Abs. 1 LDSG und diese Verwaltungsvorschrift (Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Schulen und Einsichtnahme in schulische Prüfungsunterlagen und deren Aushändigung) zu nennen.
Als Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Lehrkräften sind in der Regel § 36 i.V.m. § 13 Abs. 1, § 15 Abs. 1 LDSG und § 56 f Abs. 1 i.V.m. § 56 d BRRG und diese Verwaltungsvorschrift zu nennen.
Sollten durch die Schule personenbezogene Daten, also z. B. Namen von Schülerinnen und Schülern oder Lehrkräften elektronisch im Rahmen eines Schulverwaltungsprogramms an Dritte übermittelt werden, ist für die Übermittlung auch § 16 LDSG anzugeben. Eine Eintragung kann allerdings unterbleiben, wenn Daten ohne Personenbezug, z. B. im Rahmen einer Statistik (z. B. die Anzahl der Schüler einer Klasse), weitergegeben werden;
4.
die Art der gespeicherten Daten,
5.
der Kreis der Betroffenen,
6.
die Empfänger der Daten oder Gruppen von Empfängern sowie die jeweiligen Datenarten, wenn vorgesehen ist,
a)
die Daten zu übermitteln,
b)
sie innerhalb der öffentlichen Stelle für einen weiteren Zweck zu nutzen
oder
c)
sie im Auftrag verarbeiten zu lassen,
7.
die Fristen für die Prüfung der Sperrung und Löschung der Daten oder für die Sperrung und Löschung,
8.
die zugriffsberechtigten Personengruppen oder Personen, die allein zugriffsberechtigt sind,
9.
eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Hardware, der Vernetzung und der Software und
10.
die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 LDSG.
Bezüglich weiterer Informationen zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses wird auf die Anlage 1 "Hinweise des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg zum Verfahrensverzeichnis – Stand: 30. Oktober 2002 –" verwiesen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Internetseite des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg einsehbar (http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).
Eine Ausfüllanleitung und ein Muster für eine korrekte Erfassung eines Schulverwaltungsprogramms in einem Verfahrensverzeichnis kann unter
http://kvintra.kultus.bwl.de/kww/htmlpublic/service/programme.html ausgefüllt und herunter geladen werden.
(3) Die Schule macht die Angaben nach Absatz 2 Nr. 1 bis 7 des Verfahrensverzeichnisses auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar.


11.


(1) Gemäß § 32 Abs. 1 LDSG hat jede Schule, die keinen Datenschutzbeauftragten nach § 10 LDSG bestellt hat, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz den Einsatz und die wesentliche Veränderung eines Computerprogramms, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, mitzuteilen. Ein solches Programm ist z. B. ein Schulverwaltungsprogramm mit dem Schüler- Eltern- oder Lehrerdaten verwaltet werden.
(2) Nicht gemeldet werden müssen Verfahren, die allgemeinen Verwaltungszwecken dienen, wie z. B. Verfahren der Textverarbeitung oder E-Mail-Programme (z. B. MS Word oder Outlook).
(3) Der Meldeverpflichtung kann unter anderem dadurch nachgekommen werden, dass das nach § 11 Abs. 1 LDSG zu führende Verfahrensverzeichnis in Kopie und mit einem – kurzen – Begleitschreiben an den Landesbeauftragten für den Datenschutz übersendet wird.
(4) Die Meldung erfolgt formlos an den
Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg,
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart.
oder
poststelle@lfd.bwl.de


12.


(1) Gemäß § 10 Abs. 1 LDSG kann jede Schule einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen.
(2) Erfolgt eine solche Bestellung, hat dieser das Verfahrensverzeichnis nach Nummer 10 zu führen und die Meldung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz nach Nummer 11 kann dann unterbleiben.
(3) Mehrere Schulen können auch gemeinsam einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen.
(4) Ein behördlicher Datenschutzbeauftragter für eine oder mehrere Schulen kann auch bei der unteren Schulaufsichtsbehörde oder beim jeweiligen Schulträger mit deren Einverständnis bestellt werden.


II.
Verarbeitung personenbezogener Daten von
Schülerinnen und Schülern sowie von deren
Erziehungsberechtigten



1.


(1) Alle Rechte von minderjährigen Schülerinnen und Schülern, die sich aus dem Landesdatenschutzgesetz ergeben, mit Ausnahme der Einwilligung in die Datenverarbeitung personenbezogener Daten gemäß § 4 Abs. 1 LDSG, werden für diese durch deren Erziehungsberechtigte ausgeübt. Dies gilt z. B. für das Recht auf Auskunft (§ 21 LDSG), Berichtigung (§ 22 LDSG), Löschung von Daten (§ 23 LDSG) oder deren Sperrung (§ 24 LDSG).
(2) Minderjährige Schülerinnen und Schüler können jedoch die Einwilligung in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß § 4 Abs. 1 LDSG bzw. gemäß § 22 des "Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Fotografie (KUG)" (Anlage 2) für die Einwilligung in die öffentliche Zurschaustellung von Bildnissen erteilen, sofern sie die nötige Einsichtsfähigkeit hierfür besitzen.
(3) Die Einsichtsfähigkeit ist nach dem jeweiligen Reifezustand der Schülerin bzw. des Schülers und dem Verwendungszusammenhang der Daten zu beurteilen. Sie liegt nicht vor, wenn die Schülerin bzw. der Schüler die Folgen einer Verarbeitung der jeweiligen Daten nicht erkennen und sachgerecht einschätzen kann.
(4) Mit Vollendung des 16. Lebensjahres ist in der Regel von dem Vorliegen der Einsichtsfähigkeit auszugehen.
(5) Bei der Einwilligung in die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet, insbesondere wenn es sich um Bilder von Schülerinnen bzw. Schülern handelt, ist ein besonders hoher Maßstab an den jeweiligen Reifezustand anzulegen.


2.


(1) Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten (z. B. Namen, Adressen oder Einzel- bzw. Gruppenfotografien von Schülerinnen und Schülern) in Medien wie z. B. Zeitungen oder Zeitschriften oder im Internet ist nur mit der schriftlichen oder elektronischen Einwilligung der jeweils betroffenen Person bzw. Personen zulässig.
(2) Bei der Veröffentlichung von Bildnissen (z. B. Einzel- bzw. Gruppenfotografien von Schülerinnen und Schülern) sind die §§ 22 bis 24 KUG (Anlage 2) zusätzlich zu berücksichtigen. Gem. § 22 KUG ist auch hier eine schriftliche Einwilligung der Betroffenen notwendig, wenn nicht die Ausnahmen des § 23 oder des § 24 KUG vorliegen.
(3) Bei der Erteilung der schriftlichen Einwilligung ist I. Nr. 2 Abs. 1 und bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern II. Nr. 1 zu beachten.
(4) Eine wirksame Einwilligung liegt nur dann vor, wenn die Betroffenen, bei nicht einwilligungsfähigen Schülerinnen bzw. Schülern deren Erziehungsberechtigte, zuvor über die Risiken einer solchen Veröffentlichung aufgeklärt wurden. Bei dieser Aufklärung ist darauf hinzuweisen, dass die Verwendung der im Internet veröffentlichten personenbezogenen Daten in keiner Weise einzugrenzen ist, dass auf diese Daten weltweit, auch über Suchmaschinen, zugegriffen werden kann und sie Bestandteil von Datensammlungen von Internetnutzern oder mit Daten aus anderen Zusammenhängen verknüpft werden können.
(5) Auf die Veröffentlichung von Namen minderjähriger Schülerinnen oder Schüler in Medien, insbesondere im Zusammenhang mit einem Foto, sollte, mit Ausnahme von begründeten Einzelfällen oder in einer Schülerzeitschrift, verzichtet werden.


3.


(1) Die Schulen können folgende personenbezogene Daten entsprechend den Erfordernissen der jeweiligen Schulart speichern:
Allgemeine Daten von Schülerinnen und Schülern
Name, Vornamen
Adresse
Kommunikationsverbindungen
(z. B. Telefonnummer, Faxnummer, Email)
Fahrschüler
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort und Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Muttersprache
Aussiedlereigenschaft
Konfession
Gesundheitliche Beeinträchtigungen, soweit sie für den Schulbesuch erheblich sind


Daten der Erziehungsberechtigten
Name, Vornamen, Titel
Geschlecht
Adresse
Staatsangehörigkeit
Kommunikationsverbindungen
(z. B. Telefonnummer, Faxnummer, Email)


Schulische Daten, Schullaufbahndaten
Klasse/Bildungsgang
Vorzeitige Aufnahme
Zurückstellung vom Schulbesuch
Eintritt in die Schule/Austritt (Grund)
Bisher besuchte Schulen und Bildungsgänge
Schulwechsel (Name und Anschrift der aufnehmenden Schule)
Wiederholungen von Klassen (Grund)
Überspringen von Klassen
Grundschulempfehlung und gegebenenfalls weitere Bildungsempfehlungen
Unterrichtsfächer, Kurse, Arbeitsgemeinschaften
Teilnahme an Stütz- und Fördermaßnahmen (einschl. LRS- und Sprachheilkurse), sonderpädagogische Betreuung im Rahmen der Kooperation mit Sonderschulen
Teilnahme am Religionsunterricht bzw. am Ethikunterricht
Unterrichtsversäumnisse
Preise/Belobigungen
Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen
Zusatzversicherungen für Schülerinnen und Schüler
Befreiungen vom Unterricht/Beurlaubung
Gastschüler
Teilnahme an Betreuungsangeboten (z. B. Ganztagesschule, verlässliche Grundschule, Hortbesuch)
Leistungsdaten, Prüfungsdaten
Noten, Punktzahl
Zeitpunkt und Ergebnis von Prüfungen und Versetzungskonferenzen
Nichtzulassung zu Prüfungen
Zeugnisbemerkungen
erworbener Schulabschluss
Teilnahme an Bundesjugendspielen (Sportart, Erwerb von Urkunden)
erfolgreiche Teilnahme an Mentorenausbildungen (z.B.: Musik, Bildende Kunst)
Preise bei Wettbewerben
(z.B.: Jugend musiziert, Jugendkunstpreis)
Schülerhelfer bei Begegnungskonzerten


Zusatzdaten bei beruflichen Schulen
Berufsschulpflicht
Schulische und berufliche Vorbildung
Berufliche Abschlüsse nach Berufsbildungsrecht
Voll- oder Teilzeitbeschulung
Teilnahme an Blockunterricht
Ausbildungsberuf, Beruf bzw. berufliche Stellung (z. B. Teilnahme an Praktikum, Förderungsmaßnahmen; Jungarbeiterin bzw. Jungarbeiter)
Beginn und Ende des Ausbildungsverhältnisses
Adresse und Kommunikationsverbindungen (z. B. Telefonnummer, Faxnummer, E-Mai) des Ausbildungs- oder Beschäftigungsbetriebes, der Praxis- oder Praktikumsstelle oder sonstiger Institutionen und der nach dem Berufsbildungsgesetz zuständigen Stelle, dortiger Ansprechpartner
Teilnahme an Umschulungsmaßnahmen


Zusatzdaten bei Schulen mit Heim
Krankenkasse
Vorerkrankungen
Gesundheitszeugnis
(2) Beim Speichern weiterer personenbezogener Daten sind die Voraussetzungen nach I. Nr. 4 Abs. 1 im Einzelnen besonders zu prüfen.


4.


(1) Bei der Erteilung der schriftlichen Einwilligung ist I. Nr. 2 und bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern II. Nr. 1 zu beachten.
(2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Privatpersonen oder Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs zu kommerziellen Zwecken ist zu unterlassen. Die Schule holt auch keine Einwilligung zu einer solchen Übermittlung ein.
(3) Für eine Übermittlung einzelner personenbezogener Daten können insbesondere folgende Stellen in Betracht kommen:
andere Schulen
Schulaufsichtsbehörden
Gesundheitsämter
zuständige öffentliche Archive
Mitverantwortliche für die Berufserziehung der Schülerinnen bzw. des Schülers (Dienstherren, Leiterinnen und Leiter von Betrieben, Verantwortliche für Praktika u. ä.) oder deren Bevollmächtigte
Kirchen
Elternvertretungen im Sinne der §§ 57 - 60 des Schulgesetzes
Stellen, die nach dem Berufsbildungsgesetz für die Berufsausbildung zuständig sind
Meldebehörden, Arbeits- und Ausländerämter nach Maßgabe der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Kultus und Sport und des Innenministeriums über die Durchsetzung der Schulpflicht vom 11. November 1998 (K. u. U. 1999 S. 1; GABl 1999 S. 44) in der jeweils geltenden Fassung
Schulträger
Jugendwohlfahrtsbehörden (vgl. § 90 Abs. 8 SchG)
Sozialämter
Ämter für Ausbildungsförderung
Schülerversicherungen
(4) Für die Übermittlung von Daten volljähriger Schülerinnen und Schüler an deren Eltern gilt § 55 Abs. 3 des Schulgesetzes.
(5) Die Schulen haben die Übermittlungsvorgänge festzuhalten.


5.


(1) Eine Löschung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern gemäß den Regelungen von I. Nr. 5 "Datenlöschung" unterbleibt, wenn Grund zur Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen der Schülerinnen und Schüler beeinträchtigt würden oder sie wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist (vgl. § 23 Abs. 4 LDSG).
(2) Ein schutzwürdiges Interesse im Sinne von § 23 Abs. 4 Nr. 1 LDSG besteht insbesondere für folgende Daten:
Daten von Betroffenen, die für den Ersatz von abhanden gekommenen oder vernichteten Abschlusszeugnissen, Abgangszeugnissen bzw. von Zeugnissen, die beim Verlassen einer Schule auch ohne Teilnahme an einer Prüfung erteilt wurden, notwendig sind,
Daten von Betroffenen, die für Nachweise gegenüber den Rentenversicherungsträgern notwendig sind, z. B. der Zeitpunkt der Beendigung der Schulausbildung, in welchen Zeiträumen bestimmte Schulen und/oder Klassen besucht worden sind,
Daten, die für die Durchführung von Jubiläumsveranstaltungen, Ehemaligentreffen usw. benötigt werden, z. B. Listen über Betroffene bzw. Karteien der Abschlussklassen.
(3) Diese Daten sind gemäß § 24 Abs. 1 Nr. 2 LDSG zu sperren (vgl. I. Nr. 6 "Datensperrung") und in der Regel spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Betroffenen die Schule verlassen haben, zu löschen.


6.


(1) Wer an einer öffentlichen Schule eine Prüfung abgelegt hat (einschließlich der Prüfungen für Schulfremde), kann nach Abschluss der Prüfung, bzw. soweit diese aus mehreren Teilprüfungen besteht, nach Abschluss der gesamten Prüfung, seine schriftlichen Prüfungsarbeiten bzw. die Prüfungsprotokolle mündlicher Prüfungen einsehen. Das gleiche Recht steht bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern deren Erziehungsberechtigten zu. Diese und volljährige Schülerinnen und Schüler können mit der Einsichtnahme einen volljährigen Bevollmächtigten betrauen. Die Vollmacht muss schriftlich erteilt sein.
(2) Die Prüfungsunterlagen sind an der Schule einzusehen, an der die Prüfung abgelegt wurde. Die Einsichtnahme ist nur unter Aufsicht zulässig. Die Schule bestimmt den Termin der Einsichtnahme unter Berücksichtigung ihrer räumlichen und organisatorischen Möglichkeiten. Befinden sich die Prüfungsunterlagen bei einer anderen Stelle, sind sie von dieser möglichst rasch der Schule zurückzugeben.
(3) Die Einsichtnehmenden können Auszüge aus den Prüfungsunterlagen oder Fotokopien auf eigene Kosten anfertigen.
(4) Auf Antrag werden den Prüfungsteilnehmern die Prüfungsunterlagen drei Jahre nach Abschluss ihrer Prüfung von der Schule, an der die Prüfung abgelegt wurde, ausgehändigt. Sofern die Prüfungsunterlagen von einem staatlichen oder kommunalen Archiv im Rahmen der für die Auswahlarchivierung von Schulunterlagen getroffenen Regelung archiviert werden, kann der Antragsteller auf eigene Kosten Kopien seiner Arbeiten erhalten. Wird kein Antrag gestellt, können die Prüfungsunterlagen nach Ablauf von drei Jahren nach der Schlusssitzung vernichtet werden.
(5) Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch für Prüfungen, die an anerkannten Ersatzschulen nach staatlichen Vorschriften abgenommen werden.


III.
Verarbeitung personenbezogener Daten
von Lehrkräften durch öffentliche Schulen



1.


Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen finden die Bestimmungen des LDSG, insbesondere § 36 i.V.m. §§ 13 - 17 LDSG, Anwendung.



2.


(1) Personenbezogene Daten von Lehrkräften dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, personeller, sozialer oder haushalts- und kostenrechnerischer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung es vorsieht (§ 3 Abs. 2 Satz 2 Nr.1, § 13 i.V.m. § 36 LDSG, vgl. insgesamt § 56 Abs. 4 BRRG). Diese Grundsätze sind auch auf die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen früherer, bestehender oder zukünftiger arbeitsrechtlicher Rechtsverhältnisse von Lehrkräften anzuwenden.
(2) Personalaktendaten sind alle zur Personalakte gehörenden Unterlagen, welche die einzelne Lehrkraft betreffen, einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.
(3) Für das Speichern, Verändern, Nutzen oder Übermitteln dieser Daten gelten die §§ 15-20 LDSG sowie § 56 f Abs. 1 i.V.m. § 56 d BRRG. Danach ist das Speichern, Verändern, Nutzen oder Übermitteln personenbezogener Daten von Lehrkräften an öffentlichen Schulen zulässig, wenn es zur Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich ist und für Zwecke erfolgt, für die die Daten erhoben worden sind. Ist keine Erhebung vorausgegangen, dürfen die Daten nur für Zwecke genutzt werden, für die sie erstmals gespeichert worden sind. Soweit es sich dabei um Personalaktendaten handelt, sind zusätzlich § 56 f i.V.m. § 56 d BRRG sowie die Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums vom 18.07.2003 (GABl. S. 502) zur Durchführung des Landesbeamtengesetzes (VwV-LBG) zu §§ 113 bis 113 g Landesbeamtengesetz (LBG) zu beachten. Personalaktendaten dürfen danach in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft gespeichert, verändert, übermittelt oder sonst genutzt werden.
(4) Für Lehrkräfte im Angestelltenverhältnis gelten die für Beamte geltenden Vorschriften der §§ 113 bis 113 g des Landesbeamtengesetzes entsprechend, es sei denn, besondere Rechtsvorschriften oder tarifliche Vereinbarungen gehen vor (§ 36 Abs. 2 LDSG).
(5) Vor der erstmaligen Speicherung ihrer Daten sind die Lehrkräfte von der Schulleitung zu unterrichten und nach der Erfassung der Daten mit einem Ausdruck über die gespeicherten Daten zu informieren. Des Weiteren stellen die Schulleitungen bei automatisierter Datenverarbeitung im Interesse der Transparenz und der Richtigkeit der gespeicherten Daten ihrer Lehrkräfte unaufgefordert in regelmäßigen Abständen einen Ausdruck der über sie gespeicherten Daten und der damit durchgeführten systematischen Auswertungen zur Verfügung. Die Auswertungen müssen auf schulische Zwecke beschränkt bleiben.
(6) Bildnisse von Lehrkräften dürfen nur nach Maßgabe des KUG (Anlage 2), verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden, soweit kein dienstliches Erfordernis dafür gegeben ist.
(7) Die Schulen können danach folgende personenbezogenen Daten entsprechend den aus der nachfolgenden Liste ersichtlichen Maßgaben verarbeiten, wobei eine Verarbeitung mit dem Ziel einer Bewertung der Leistungen und des Verhaltens der Lehrkräfte unzulässig ist:


Gruppe 1:

STAMMDATEN



Merkmale

Erläuterungen*

Hinweise

Familienname



Kurzzeichen



Vorname



Namenszusatz

A: z. B. Adelsprädikat


Titel

A: z. B. Akademische Grade


Geburtsdatum



Geburtsname



Geburtsort



Personalnummer/Arbeitsgebiet LBV

Z: Angabe für den Schriftverkehr LBV


Geschlecht



Staatsangehörigkeit



Konfession


Erfassung nur für Lehrkräfte, die potenziell im Religionsunterricht eingesetzt werden

Familienstand

A: nicht verheiratet/verheiratet



Z: Ansprüche der Lehrkräfte (z. B. Sonderurlaub)


Kinder

A: Anzahl, Alter



Z: Ansprüche der Lehrkräfte (z. B. Sonderurlaub)


Wohnsitz

A: Straße, Hausnummer, PLZ Ort, Telefonnummer


weitere Anschrift

A: Straße, Hausnummer, PLZ Ort, Telefonnummer



F: nur mit Einwilligung des Betroffenen



Z: Erreichbarkeit


E-Mail-Adresse (dienstlich)



Notfallverbindung

A: Name, Anschrift, Telefonnummer



F: nur mit Einwilligung des Betroffenen



Z: Benachrichtigung im Notfall


Grad der Behinderung

Z: Grundlage für die Berechnung von Anrechnungsstunden.

Der Anspruch ist an die Gültigkeit des Schwerbehindertenausweises geknüpft.

Kategorie der Behinderung



Gültigkeitsdatum Schwerbehindertenausweis





Gruppe 2:

LAUFBAHNDATEN



Merkmale

Erläuterungen*

Hinweise

Dienst-/Amtsbezeichnung/Status



Beschäftigungsverhältnis-Amtskennzahl

Z: Statistik

Informationen stammen aus PERS und werden vom RP gepflegt

Beschäftigungsverhältnis – Dauer Ansparphase (nur GHRS)

Z: Statistik

Berechnung des aktuell gültigen Deputates einer Lehrkraft siehe Erhebungsbogen der LID (für allgemein bildende Schulen) bzw. Statistische Übersicht 5.1 (für berufliche Schulen)

Bes./Verg. Gruppe

Z: Statistik


Lehrerart

Z: Statistik

Informationen stammen aus PERS und werden vom RP gepflegt

Abschlussprüfungen

S: allgemein bildende Schulen

siehe LID


Z: Statistik


Lehrbefähigungen / Abschlussprüfung

A: Lehrbefähigung gemäß Dienstprüfung, Vocatio bzw. Missio, Stufenschwerpunkt

vgl. "Unterrichtsfächer", Angabe über die lehramtsspezifische Qualifikation


Z: Statisik


weitere Qualifikationen

A: z. B. Ergänzungsstudium, Qualifikation als Beratungslehrer

soweit sie für den Einsatz an der Schule von Bedeutung sind

Art des Eintritts

Z: Statistik

siehe LID

Datum der Einstellung

Z: Probezeitbeurteilung


Datum der Anstellung

S: berufliche Schulen und allgemein bildende Gymnasien sowie Fachlehrer und Technische Lehrer in allen Schularten



Z: Laufbahnbetreuung



F: nur mit Einwilligung des Betroffenen


Datum der letzten Beurteilung



Datum der letzten Beförderung / Höhergruppierung

S: berufliche Schulen und allgemein bildende Gymnasien sowie Fachlehrer und Technische Lehrer in allen Schularten



Z: Laufbahnbetreuung



F: nur mit Einwilligung des Betroffenen


Datum der letzten Schulleiterbeurteilung

Z: Laufbahnbetreuung (Ernennungen: z. B. Anstellung, Beförderung)



S: allgemein bildende Schulen


Datum des ersten Arbeitstags an der Schule

Z: soziale Betreuung


Datum des letzten Arbeitstags an der Schule

Z: Datenbestandspflege; Statistik

siehe LID (Austrittsdatum)

Einsatzfächer

Krankheitsstellvertreterstunden-Umfang


A: Fächer, die durch die Lehrkraft unterrichtet werden können

A: Art, Dauer

Z: Deputatsplanung

Im Rahmen der Krankheitsstellvertretung hat eine Dienststelle (GHRS) ein vorgegebenes Stundenkontingent an Krankheitsstellvertretern auszuweisen


Beurlaubung

A: Art, Dauer

nur aktuelle, nicht frühere

Mutterschutz/Besonderheiten

A: Dauer; voraussichtlicher und tatsächlicher Geburtstermin

Berechnung der Mutterschutzfrist



Beurlaubungen

Teilzeitbeschäftigung

A: Art, Dauer

nur aktuelle, nicht frühere Teilzeitbeschäftigungen

Stammschule


für abgeordnete Lehrkräfte aus anderen Schulen

weitere Schule(n)


für abgeordnete Lehrkräfte der eigenen Schule



EINSATZDATEN

Merkmale

Erläuterungen*

Hinweise

Gruppe 3: Einsatzdaten 1 Zusammenfassungen für das laufende Schuljahr

Regelstundenmaß



Regelstundenmaßausgleich

A: Übertrag aus dem vorigen Schuljahr, Vortrag auf das nächste Schuljahr


Mehrarbeitsunterrichtsstunden


zu vergütende MAU-Stunden

Gesamtunterrichtsstunden



Nachlässe auf das Regelstundenmaß:



Anrechnungen

A: Klassifikation gemäß amtlicher Statistik, Umfang, Grund


Ermäßigungen

A: Klassifikation gemäß amtlicher Statistik, Umfang, Grund


Freistellungen

A: Klassifikation gemäß amtlicher Statistik, Umfang, Grund


Arbeitsbefreiungen

A: Klassifikation gemäß amtlicher Statistik, Umfang, Grund


Abordnungen


an andere Schulen bzw. Dienststellen (LS, RP)

Funktionen an der Schule



Fachabteilung

S: berufliche Schulen


Lehrerzimmer

S: berufliche Schulen


Dienstliche Telefonnummern

S: allgemein bildende Schulen


Gruppe 4: Einsatzdaten 2 Details für das laufende Schuljahr

Lehrauftrag

A: Stunden pro Fach, Lehrbereich, Klasse und Schulart; Unterrichtsform

Inhaltliche Beschreibung der Unterrichtselemente

Klassenlehrer/Tutor

A: Klassen-/Kursbezeichnung


Raum


bei Lehrkraft/Raum-Zuordnung

Lehrerstundenplan



Sprechstunde



Lehrauftragswünsche

A: Fächer und Klassen



Z: Vorbereitung für die Deputatsplanung


Stundenplanwünsche

Z: Stundenplan-Erstellung


Abwesenheiten

A: Dauer, Grund (gemäß Abwesenheitsblatt)



Z: Vertretungsplan und Erstellung des Abwesenheitsblattes


Vertretungen

A: Unterricht/Aufsicht Datum, Stunde, Klasse


Prüfungsbeteiligungen



Sonderaufgaben

A: z. B. Erstellung von Prüfungsaufgaben für das Regierungspräsidium



Mitwirkung bei der Lehrerfortbildung




3.


(1) Personenbezogene Daten von Lehrkräften, die nur vorübergehend für die Schule von Bedeutung sind, müssen gemäß den Regelungen von I. Nr. 5 "Datenlöschung" gelöscht werden, sobald sie für die Schule nicht mehr erforderlich sind (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 LDSG).
(2) Vorübergehend für die Schule erforderlich sind folgende Angaben:
aus Gruppe 2:
"Beurlaubung/Teilzeitbeschäftigung",
"Krankheitsstellvertreterstunden-Umfang",
"Mutterschutz/Besonderheiten",
"Stammschule",
"weitere Schulen";
aus Gruppe 3:
alle Angaben mit Ausnahme
des Regelstundenmaßes;
aus Gruppe 4:
sämtliche Angaben.
(3) Die Daten aus den Gruppen 3 und 4 sind jeweils schuljahresbezogen und dürfen nicht länger als bis zum Ende des folgenden Schuljahres automatisiert verarbeitet werden.


4.


Gemäß § 79 Abs. 3 Nr. 14 Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) unterliegen die Einführung, Anwendung, wesentliche Änderung oder wesentliche Erweiterung technischer Einrichtungen und Verfahren, die der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten dienen, der Mitbestimmung. Die Zustimmung des örtlichen Personalrats zu solchen Maßnahmen, die seitens der Schule bzw. des Schulträgers vorgenommen werden, muss vor deren Umsetzung eingeholt werden.


IV
Inkrafttreten



Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. September 2005 in Kraft.



Gleichzeitig treten die Verwaltungsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten durch öffentliche Schulen vom 18. September 2003 (K.u.U. 2003 S. 382), die Verwaltungsvorschrift über die Verarbeitung von Lehrerdaten durch öffentliche Schulen vom 7. Dezember 1993 (K.u.U. 1994 S. 21) und die Verwaltungsvorschrift über die Einsichtnahme in schulische Prüfungsarbeiten und Aushändigung von Prüfungsarbeiten vom 24. September 1998 (K.u U. 1998 S. 303) außer Kraft.






Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Hinweise des Landesbeauftragten für den Datenschutz zum Verfahrensverzeichnis

Anlage 2: Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie

 


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