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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:13-0557.0/106
Erlassdatum:04.07.2019
Fassung vom:04.07.2019
Gültig ab:01.09.2019
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2019, 111
 

4.3.
Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der Schulevaluation


4.3.1.
Die EU-DSGVO stellt den Grundsatz der Datenminimierung auf (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c). Die Schulen müssen deshalb sowohl bei der Erhebung von Daten wie bei ihrer weiteren Verarbeitung aus den grundsätzlich denkbaren Maßnahmen diejenige auswählen, die einerseits zu sinnvollen Ergebnissen der Evaluation führt, andererseits aber in möglichst geringem Umfang datenschutzrechtliche Belange berührt.


4.3.2.
Um bei der Evaluation relevante Ergebnisse zu erzielen, ist es in der Regel nicht erforderlich, die gewonnenen Informationen bestimmten Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und anderen am Schulleben beteiligten Personen zuzuordnen oder Aussagen über Einzelpersonen zu treffen. Deshalb soll auch bereits der erste Schritt – die Erhebung der Daten – so erfolgen, dass keine Zuordnung zu bestimmten Personen möglich ist. Dies kann zum Beispiel durch die folgenden Maßnahmen erreicht werden:


Bei der Bildung von zu befragenden Gruppen sollte deren Teilnehmerzahl grundsätzlich nicht unter fünf Personen liegen.


Auf Namensangaben in Fragebögen ist zu verzichten.


Es ist auf solche Erhebungsmerkmale zu verzichten, die es ermöglichen, dass – auch ohne Namensangabe – Daten einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dies kann zum Beispiel mit dem Verzicht auf Angaben des genauen Alters (stattdessen zum Beispiel Altersgruppen „von...bis“ bilden) oder des Geschlechts erreicht werden.


Die Abgabe der Fragebögen ist so zu organisieren, dass die Anonymität bei der Abgabe gewährleistet ist (zum Beispiel Urnenabgabe).


Erhebungsunterlagen sind so zu gestalten, dass zunächst notwendige personenbezogene Angaben (= Hilfsmerkmale) physisch abgetrennt werden können.


Bei der Datenerhebung durch Interviews oder Beobachtungen ist das Protokoll so zu führen, dass eine Zuordnung zu einzelnen Befragten nicht mehr möglich ist.


4.3.3.
Ist es nicht möglich, bereits im Zusammenhang mit der Datenerhebung einen Personenbezug zu vermeiden, sollte anschließend eine Anonymisierung erfolgen. Dazu gehört auch, dass personenbezogene Daten getrennt von den eigentlich für die Evaluation erforderlichen Daten aufbewahrt und sofort nach ihrer Auswertung vernichtet werden. Protokolle mit personenbezogenen Daten müssen für Unbefugte unzugänglich aufbewahrt werden und sind ebenfalls sofort nach ihrer Auswertung zu vernichten.


4.3.4.
Die Verwendung von nicht personenbezogenen Daten, beispielsweise in schulinternen Qualitätsdokumentationen oder Berichten der Evaluation, auch deren Übermittlung an Dritte, zum Beispiel im Rahmen einer Gesamtlehrerkonferenz oder einer Schulkonferenz, ist datenschutzrechtlich ohne Relevanz.


4.3.5.
Der Einsatz elektronischer Evaluationsinstrumente, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 EU-DSGVO aufzunehmen. Sofern personenbezogene Daten im Auftrag der Schule durch andere Personen oder Stellen verarbeitet werden handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung, siehe Nummer 1.14.


4.3.6.
Neben den datenschutzrechtlichen Regelungen sind beim Einsatz von elektronischen Verfahren im Rahmen der Evaluation, soweit diese zweckgerichtet für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingesetzt werden, auch die Beteiligungsrechte der Personalvertretungen gemäß § 75 Absatz 4 Nummer 13 LPVG zu beachten. Dies ist dann der Fall, wenn elektronische Verfahren umfangreiche Auswertungs- und Datenverknüpfungen zulassen.


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