Dokumentation und Vergabevermerk
Das Vergabeverfahren ist von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.
Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten ist ein Vergabevermerk gemäß § 8 VgV anzufertigen. Die Mindestinhalte dieses Vergabevermerks sind in § 8 Absatz 2 VgV beschrieben.
Im Gegensatz zu den Vergaben ab den EU-Schwellenwerten genügt bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Dokumentation nach § 6 UVgO. Diese Dokumentation sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
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Die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder der Verhandlungsvergabe;
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die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen;
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die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und gegebenenfalls warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen;
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die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl;
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die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung;
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den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes;
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gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrages oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.
